Enregistrer vos conversations téléphoniques

Tout le monde vous dit de tenir des dossiers clients complets. De consigner un résumé de vos rencontres avec les clients, vos échanges de courriels et vos échanges de documents. Mais quoi faire de ses conversations téléphoniques ? Certainement qu’on peut en faire un résumé, mais pourquoi pas les enregistrer ?

La tenue de dossier

 Un conseiller financier se doit de tenir des dossiers les plus fidèles possibles sur ses interactions avec ses clients. Pas de problèmes pour les échanges de courriels et la correspondance. Mais qu’en est-il des rencontres et des conversations téléphoniques. Pour les rencontres, vous pouvez préparer un résumé que vous conserverez dans votre logiciel de gestion client. Pourquoi ne pas en faire parvenir une copie par courriel à votre client pour qu’il puisse l’approuver ou y apporter ses corrections.

Que fait-on des appels téléphoniques ?

Point de vue légal

 Personnellement, j’ai longtemps cru qu’on ne pouvait enregistrer les conversations avec autrui sans les en aviser. J’avais tord ! Selon un article publié sur le site Web de Lévesque, Lavoie, avocats (http://levesquelavoie.com/2011/11/la-legalite-de-lenregistrement-dune-conversation), il n’est pas nécessaire d’aviser notre interlocuteur que l’appel sera enregistré.

Il suffit que la personne qui enregistre la conversation y participe activement. Il faut toutefois respecter, entre autres, certaines règles que vous pourrez retrouver dans L’article.

Si vous voulez vous servir de l’enregistrement pour des fins de formation ou d’assurance qualité, vous devez en prévenir votre interlocuteur.

Technologies disponibles

 Il existe plusieurs technologies disponibles pour enregistrer une conversation téléphonique, surtout depuis l’avènement des fichiers MP3.

La Quincaillerie

 Si vous cherchez sur Internet ou auprès de marchands tels La source ou Best Buy, vous trouverez une variété d’appareils qui enregistreront vos conversations téléphoniques entrantes ou sortantes sur votre PC. Ces appareils identifient l’origine de l’appel entrant et produisent des fichiers que vous pouvez stoker dans votre logiciel de gestion client.

« Google voice « se passe d’introduction ! Une fonctionnalité souvent ignorée est la possibilité d’enregistrer des appels entrants. Malheureusement, cette application ne peut enregistrer les appels sortants.

TapeAcall Pro de Epic Enterprises enregistre aussi bien vos appels sortants que vos appels entrants. Pour la modique somme de $9.99US, vous transformer votre téléphone intelligent en enregistreuse. Il n’y a aucune limite sur le nombre d’appels enregistré ou leur durée. Vous pouvez télécharger vos appels enregistrés sur votre PC pour les classer ensuite dans votre logiciel de gestion clients.

Certaines applications vont même transcrire vos appels. C’est le cas de NNV de NoNotes.com.

Kronos voice

Dernièrement, Kronos annonçait sa nouvelle fonctionnalité, Kronos voice. Désormais, vous pouvez enregistrer les appels sortant vers vos clients directement dans leur logiciel sans aucune manipulation complexe.

Kronos appelle votre interlocuteur au numéro que vous avez identifié. La conversation s’enregistre automatiquement. Une fois l’appel terminé, vous décidez si vous voulez conserver l’enregistrement ou non.

L’application fonctionne avec n’importe lequel téléphone. Aucun équipement additionnel à acheter. Il y a cependant des frais reliés au stockage des fichiers audio.

L’enregistrement des appels entrants ne se fait pas aussi facilement. Mieux vaut dire à votre client qu’il vous a rejoint sur votre cellulaire et que vous le rappeler immédiatement sur une ligne terrestre.

Gilles Larose